Das „New Normal“ der Arbeitswelt: effizienter, digitaler, agiler

Wie wird das „New Normal“ der Arbeitswelt aussehen und wie schaffen wir es, aus dem „New Normal“ ein „Better Normal“ zu machen? In einem meiner letzten Blogbeiträge schrieb ich bereits über die Veränderungen der neuen Arbeitswelt und die Grenzen von Remote Work. Schon in diesem Beitrag wurde klar, dass neue Strukturen nicht einfach wieder verschwinden werden. Ein hybrides Arbeitsmodell wird die Zukunft sein. Viele meiner Gespräche mit Geschäftspartnern und Freunden in Führungspositionen drehen sich aktuell um die Frage, wie wir jetzt eine erfolgreiche Transformation schaffen und neue Arbeitsumgebungen langfristig und nachhaltig gestalten können.   

Ich las kürzlich ein interessantes Whitepaper, welches sich genau mit dieser Fragestellung beschäftigt. Meine wichtigsten Key Facts daraus möchte ich gerne mit Ihnen in diesem Beitrag teilen. 

Etablieren Sie die gewonnene Flexibilität in einem sinnvollen Modell
 

Die Arbeitnehmer möchten die gewonnen Flexibilität nicht missen. Klar ist aber auch, dass sich Unternehmen anpassen müssen und jetzt die Chance besteht, eine effizientere, digitale und agilere Arbeitswelt zu etablieren. Arbeitsprozesse, Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle werden neu erfunden. Eine erfolgreiche Transformation kann aus meiner Sicht nur unter diesen Voraussetzungen gelingen:

• Eine neue Sicht- und Denkweise innerhalb der Organisation einnehmen
• Die Unternehmenskultur entsprechend aktualisieren
• Technologien & Tools professionalisieren
• Räumlichkeiten anpassen
• Prozesse weiter prüfen, digitalisieren und automatisieren

 

Die richtige IT-Infrastruktur, Digital Workplaces, IT-Security und First-Level-Support
 

Es gibt viele Systeme, die für das digitale Arbeiten außerhalb des Unternehmens sinnvoll sind. Die Auswahl ist abhängig von der jeweiligen betrieblichen Ausrichtung und der bisherigen Struktur. Neben der IT-Infrastruktur, die im ersten Schritt eingerichtet sein muss (VPN-Zugang etc.), ist in einem nächsten Schritt die Einrichtung und der Ausbau eines Digital Workplaces entscheidend. Dies sichert für die Zukunft eine reibungslose und uneingeschränkte Zusammenarbeit aller Fachabteilungen. 

Dazu zählen: Web-Conferencing Systeme, Office 365, Cloudbasierte ERP-Lösungen, HR Tools, Workflow-Management-Tools, Produktinformationsmanagement Systeme, CRM Systeme, Digital Asset Management Systeme sowie Dokumentenverwaltungssysteme.
 

Eigene Darstellung

Der Trend zu cloud-zentrierten Infrastrukturen wird sich weiter rasant beschleunigen. Etwa 34% aller IT-Investments fließen aktuell bereits in Cloud-Technologien. Es gilt, den Übergang zu einem cloud-zentrierten IT-Modell zu beschleunigen und geplante Projekte zu priorisieren. Dies steigert sowohl die Effizienz als auch die Wirtschaftlichkeit. Außerdem spielen eine hohe Skalierbarkeit,  eine ausgeprägte Service Qualität sowie eine ganzheitliche IT-Security-Strategie eine entscheidende Rolle.

 

Akzeptanz im Transformationsprozess
 

Neue Arbeitsweisen zu etablieren gelingt nur, wenn bei allen Mitarbeitern die Akzeptanz, der Wille und die Motivation vorhanden sind, neue Methoden und Technologien anzunehmen. Die Aufgabenfelder eines Mitarbeiters ändern sich, neue Aufgaben kommen eventuell dazu. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter die Ziele kennt und der Veränderung mit Offenheit und Kooperationsbereitschaft gegenübertritt. So ist es z.B. bei Mitarbeitern aus dem Sales wichtig, diese dafür zu sensibilisieren, welche Kundentermine in Zukunft vor Ort Sinn machen und welche digital durchführbar. In Summe kann dadurch die Interaktionszeit mit den Kunden erhöht werden.

Nicht nur die Aufgaben ändern sich. Auch die äußeren Strukturen und Rahmenbedingungen verschieben sich oder fallen teilweise ganz weg. Der Mitarbeiter muss sich stärker selbst organisieren, das wiederum erfordert vor allem die Fähigkeit zur Selbstreflexion. Ich beobachte, dass dies bei weitem nicht jedem auf Anhieb gelingt und die Mitarbeiter in diesem Wandel keinesfalls alleine gelassen werden dürfen. Die Definition von einheitlichen Regeln und Leitlinien helfen dabei, neue Strukturen zu schaffen. Die Anforderungen an ein gutes Team-Management entwickeln sich auch weiter. Schulungen und neue Lernmethoden sollten etabliert werden, um zum einen die Mitarbeiter für die neue Arbeitswelt aufzustellen und zum anderen den Lernerfolg trotz räumlicher Distanz weiter zu maximieren. Der Austausch mit dem Team und unter den Kollegen wird noch wichtiger. Führungskräfte müssen sich die Frage stellen: Was tun wir in Zukunft, um persönliche Beziehungen und den Teamgeist zu fördern? Bei der top itservices AG haben wir sehr gute Erfahrung mit der Einführung von neuen digitalen Formaten gemacht, sowohl in Form von Schulungsformaten z.B. ein digitales Lunch & Learn Meeting und regelmäßigen Best Practice Meetings, als auch in digitalen Teammeetings. In den sogenannten Huddles wird das gemeinsame Lernen voneinander und der stetige Austausch gefördert.

Ein weiterer interessanter Ansatz aus dem Whitepaper ist die Einbindung von Frontlineworkern in die digitale Arbeitswelt. Als Frontlineworker werden die Mitarbeiter bezeichnet, die an der Basis arbeiten und in der Regel keinen festen Arbeitsplatz haben z.B. im Einzelhandel oder in der Logistik. Durch den Zugang zu einem digitalen Arbeitsplatz sollten sie aktiv in den Digitalisierungs-und Transformationsprozess eingebunden werden. Das Ziel ist es, in diesen Organisationsstrukturen agiler und effizienter zu werden und den Informationsaustausch zwischen den Frontlineworkern und Fachabteilungen auszubauen.

Ich persönlich schaue mit großer Zuversicht in die Zukunft und und freue mich darauf aus dem "New Normal" ein "Better Normal" zu machen.

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Bildquelle: oatawa / Shutterstock