Zeitmanagement: Wie Sie das Wichtige erledigt kriegen

„Ich komme einfach nicht dazu!“ Diesen Satz hat wohl jeder von Ihnen schon einmal gesagt, mindestens einmal. Ich natürlich auch. Immer wieder überrollt uns das Tagesgeschäft und hält uns, wenn wir nicht aufpassen, von wichtigen Aufgaben ab. Daher möchte ich heute einen Klassiker mit Ihnen teilen: Die „Eisenhower-Matrix“. Denn wer nicht zwischen dringend und wichtig unterscheidet, droht in die „Dringlichkeitsfalle“ zu geraten: Sie lassen sich von dringenden Aufgaben vereinnahmen und vernachlässigen diejenigen, die wichtig sind. Dabei erledigen Sie typischerweise als erstes die Aufgaben, die von außen „eilig“ gemacht werden. E-Mails mit Ausrufezeichen, Ermahnungen von Mitarbeitern oder Kollegen („Wie bereits letzte Woche geschrieben benötige ich… dringend. Inzwischen eilt es sehr!“). Bei näherer Betrachtung entpuppen diese sich aber oft als unwichtig oder delegierbar. Und genau darin besteht eine große Gefahr für Ihre Zeitplanung und damit für Ihren Erfolg. Denn wer sich mit dringendem Kleinkram belastet, hat für wichtige Projekte und Aufgaben nicht mehr ausreichend Zeit. Mögliche Folgen: Wichtige Aufgaben werden mangelhaft erledigt, Sie brennen förmlich aus oder Dringendes bleibt liegen.

Helfen kann die sogenannte „Eisenhower-Matrix“ oder auch das „Eisenhower Prinzip“. Ihren Namen hat diese Strategie vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Allerdings ist mir nicht bekannt, ob Eisenhower selbst überhaupt mit dieser Herangehensweise in Berührung kam. Die Legende zumindest behauptet, dass Dwight D. Eisenhower dieses Verfahren während des Zweiten Weltkriegs anwandte, um mit seinen Mitarbeitern Prioritäten und die nächsten Schritte festzulegen.

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden anstehende Aufgaben in die Kriterien „Wichtig“ und „Dringlich“ aufgeteilt. Als wichtig wird eine Aufgabe dann bezeichnet, wenn sie auf dem Weg zur Erreichung eines Ziels hilfreich ist. Dringend ist eine Aufgabe dann, wenn sie zum Beispiel innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt werden muss. Durch diese Einteilung soll sich jeder einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen können und erkennen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Das klingt einfach. Meiner Erfahrung nach funktioniert das aber nur dann, wenn es gelingt, die einzelnen Kategorien streng voneinander zu trennen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten Sie erheblich effektiver, denn:

• Sie haben ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip.
• Sie gewichten Ihre Aufgaben nach den Gesichtspunkten „wichtig“ und „dringend“.
• Sie ordnen Ihre Tätigkeiten nach Prioritäten, erkennen Ihre wichtigsten Aufgaben und arbeiten sie ab.
• Sie delegieren Aufgaben, entlasten sich und binden Ihre Mitarbeiter besser ein.

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip 

Als erstes müssen Sie die anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten in die folgenden Quadranten einteilen:

• A: Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sind A-Aufgaben. Sie erledigen diese Aufgaben sofort und selbst.
• B: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die noch nicht dringend sind, sind B-Aufgaben. Diese können Sie später bearbeiten. Allerdings sollten Sie immer sofort einen Bearbeitungstermin dafür festlegen.
• C: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind C-Aufgaben. Diese sollten Sie komplett delegieren.
• D: Nebensächliche Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch nicht wichtig sind, sind D-Aufgaben. Von solchen Arbeiten müssen Sie zukünftig unbedingt Abstand nehmen.

Ein Praxis-Beispiel

Frau S. sitzt in ihrem Büro, dem Vorzimmer von Herrn L., seines Zeichens Personalvorstand einer Firma. Es ist 9:30 Uhr. Frau S. hat soeben die Post bearbeitet und verteilt, nun liest sie einen online Fachartikel, der sie interessiert. Um 10:15 Uhr erwartet ihr Vorgesetzter, Herr L., den Personalentwickler, Herrn M. zu einem Gespräch in seinem Büro. Das Telefon klingelt. Ihr Chef ist dran. Er muss heute noch für einen erkrankten Kollegen einen Termin in Berlin wahrnehmen. Dazu benötigt Herr L. die Reiseunterlagen und dringend eine wichtige Präsentationsunterlage sowie Hintergrundinformationen zu dem Termin.

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergibt sich für Frau S. die folgende Aufgabeneinteilung:

• Das Lesen des Artikels ist eine D-Aufgabe und wird beendet.
• Das Bahnticket kann das (interne) Reisebüro beschaffen, das ist also eine C-Aufgabe für Frau S., aber eine A-Aufgabe im Reisebüro.
• Mit Herrn M. muss ein neuer Termin vereinbart werden. Dies kann Frau S. erledigen, wenn ihre A-Aufgaben erledigt sind und die C-Aufgabe delegiert ist. Somit ist dies eine B-Aufgabe.
• Die Präsentationsunterlagen müssen zusammengestellt werden. Dies ist die eigentliche A-Aufgabe, die sie dringend und sofort erledigen muss.
• Außerdem muss sie den erkrankten Kollegen anrufen und persönlich wichtige Informationen über die Gesprächspartner in Berlin einholen (A-Aufgabe), um Herrn L. alle wichtigen Hintergründe weitergeben zu können.

Mehr Zeit dank kluger Prioritäten

Das Eisenhower Prinzip hat sich in den letzten Jahren in vielen Fällen als Erfolgsmodell herausgestellt – und das nicht ohne Grund. Jeder Mensch kann anhand kurzer Einteilungen erkennen, welche Priorität eine Aufgabe mit sich bringt und mit welcher Priorität diese am besten erledigt werden sollte. Dadurch, dass auch andere Personen mit eingebunden werden, kann die Qualität bei allen Aufgaben hochgehalten werden. Hier wird also eine schnelle Erreichung des Ziels mit einer hochwertigen Arbeit kombiniert. Darüber ist die Eisenhower-Matrix meiner Meinung nach extrem einfach zu verstehen. Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Methoden, die aber im Arbeitsalltag oft viel zu umständlich umzusetzen sind. Besonders unter Zeitdruck hat niemand die Kapazität, sich mit komplexen Methoden auseinanderzusetzen. Eisenhower hingegen kann innerhalb weniger Augenblicke vorgenommen werden – ein kurzes Innehalten genügt.  Ich selbst habe mich viel mit Organisation und Zeitmanagement auseinandergesetzt und muss sagen, dass diese Methode in Stresssituationen eine echte Hilfe ist.

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Abbildung 1: Eigene Abbildung