Wohnzimmer statt Großraumbüro

Home Office ist das Gebot der Stunde. Für viele Unternehmen und damit auch für zahlreiche Mitarbeiter ist das Arbeiten von zuhause aber noch immer Neuland. Das Coronavirus hat auch unsere Arbeitswelt in eine neue Zeit katapultiert. So schwierig diese Zeiten auch sind, in jeder Herausforderung liegt auch eine Chance. Durch diese Krise wird die Digitalisierung des Erwerbslebens endlich vorangetrieben. 

Viele Unternehmen müssen erkennen, dass Home Office mehr bedeutet als den Angestellten das Laptop mitzugeben. Lernen können sie von den digitalen Normanden, den Menschen, die von überall aus arbeiten können – egal ob im heimischen Office, im Café oder am Strand. Alles, was sie benötigen, ist eine Internetverbindung, ein Laptop oder smarte Tools, die strukturiertes Arbeiten, Konnektivität und Kollaboration gewährleisten. 

Wichtig zu verstehen ist: Unsere Jobs und unsere Situationen sind zu verschieden, damit ein Rezept tatsächlich für alle funktionieren kann. Die eine Aufgabe verlangt ständiges Telefonieren, Verhandeln und Abstimmen, die andere kann auch alleine morgens um vier Uhr auf dem Sofa erledigt werden. Und ein Laptop auf dem Küchentisch ist eine völlig andere Situation als ein voll ausgestattetes Heimbüro mit Bildschirm, Drucker und Büromöbeln. Erst wenn sich Anforderungen und Arbeitsbedingungen eingependelt haben, kann produktives Arbeiten richtig in Gang kommen. Wichtig ist aus meiner Sicht, zu bedenken: Wer zum ersten Mal im Home Office arbeitet, von dem kann man nicht gleich volle Leistung und einen Acht-Stunden-Tag erwarten. Schon gar nicht angesichts der Krise, in der so vieles neu und unbekannt ist. Ich denke, es braucht ein bisschen Zeit, Vertrauen, Technik und klare Regeln.

Kommunikation

Wer zum ersten Mal von zuhause arbeitet, benötigt gerade am Anfang Disziplin, Planung und Anleitung, um effektiv arbeiten zu können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Fristen und Ziele vor. Starten Sie den Tag beispielsweise gemeinsam in einem Call oder Video-Meeting. Besprechen Sie die Ergebnisse von gestern und formulieren Sie anstehende Aufgaben und Ziele für den Tag.

Für eine effiziente Kommunikation im Team ist es notwendig, zu definieren, welche Informationen auf welchem Kanal geteilt werden sollen. Als grobe Entscheidungshilfe empfehle ich die folgende Faustregel: 

1. Eine dringende und komplexe Information erfordert die direkte Kommunikation aller Beteiligten per Telefonat oder Videocall. Wichtig ist, die resultierenden Arbeitsergebnisse und Absprachen zu protokollieren und zum Beispiel im Projektmanagement-Tool zu hinterlegen, damit alle auf dem Laufenden sind. 

2. Dringend, aber nicht komplex? Dann reicht auch ein kurzer Austausch per Chat oder Mail. Falls daraus Konsequenzen entstehen, ist auch hier ein Protokoll beziehungsweise ein Vermerk erforderlich. 

3. Eine Information die nicht dringend, aber komplex ist, kann in einem asynchronen Kommunikationsmedium weitergegeben werden, zum Beispiel dem Kommentarbereich eines Projektmanagement-Tools oder einem Google-Doc. 

4. Weder dringen noch komplex? Löschen oder im Hinterkopf behalten.

Tools & Technik

Der Austausch vor allem von sensiblen Daten sollte grundsätzlich über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) erfolgen, das die IT-Abteilung aufsetzt. So hat jeder Mitarbeiter von zuhause unproblematisch Zugang in das Netzwerk. Zudem können die Mitarbeiter über das VPN auch auf Informationsquellen wie das Intranet zugreifen, die nur innerhalb des Firmennetzwerks abrufbar sind. Hier können aktuelle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für alle wichtig sind. Während der Coronakrise sind das beispielsweise Hygieneregeln, der Umgang mit Rückkehrern aus betroffenen Urlaubsgebieten und andere unternehmensinterne Regelungen.

Aber auch die Kommunikation des Teams untereinander muss unkompliziert sichergestellt sein. Kurz den Kollegen ansprechen oder in einer anderen Abteilung nachfragen, ist im Homeoffice nicht möglich. Messenger-Programme wie Slack schaffen hier Abhilfe. Sie sind in der Lage, die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenzuführen. Dienste wie Zoom oder Google Drive lassen sich leicht in Slack integrieren, um aus dem Tool heraus sofort ein Meeting zu starten, beizutreten oder Dateien in die Cloud zu speichern. Notizbuchprogramme wie OneNote oder Evernote halten Ideen, Notizen oder Kontakte jederzeit fest und ermöglichen den unkomplizierten Austausch des Contents zwischen den genutzten Endgeräten oder mit anderen Teammitgliedern. Auch die To-Do-Liste lässt sich dank Apps wie Wunderlist digital führen. Aufgaben anlegen, sie Themen oder Tagen zuordnen und damit die To-Dos für die komplette Woche organisieren, ist mit diesen Tools unkompliziert. Für jeden Eintrag kann der Nutzer eine Erinnerung und ein Fälligkeitsdatum einstellen. Eine wichtige Hilfe, um auch im Home Office diszipliniert und fokussiert zu arbeiten.

Produktivität & Organisation

Nicht nur Disziplin, sondern auch eine gute Planung ist wichtig, um im Home Office produktiv zu sein. Dabei helfen Methoden wie die Eisenhower-Matrix, die ich hier schon einmal ausführlich vorgestellt habe. Mit ihrer Hilfe unterscheiden Sie dringende von unwichtigen Aufgaben. Eine weitere Planungsmöglichkeit ist die „Eat the Frog“-Methode, die den Ansatz verfolgt, zu Beginn des Tages die Aufgabe zuerst zu erledigen, die als die unangenehmste wahrgenommen wird. Das Pareto-Prinzip besagt wiederum, dass die Aufgaben zuerst zu erledigen sind, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. 

Für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter ist Home Office ein noch ein eher unbekanntes Terrain. Das wird sich sicher in den nächsten Wochen ändern, denn die Krise um das Coronavirus fordert viel von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Sie ist aber auch eine Chance, einen unternehmerischen Kulturwandel einzuleiten. 

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Bleiben Sie gesund!

Bildquelle: mrmohock / AdobeStock