Schluss mit Aufschieben. So gelingt es!

Was schieben Sie gerade vor sich her? Nichts? Dann gehören Sie zu einer Minderheit von 5 Prozent, denn 95 Prozent geben zu, Dinge aufzuschieben. Zumindest gemäß Piers Steel, Autor des Buches  „The Procrastination Equation" (Harper Perrenial, 2012). Was mich dabei beschäftigt, ist das Folgende: Wir alle wissen, dass das Aufschieben unliebsamer Aufgaben eigentlich schadet. Uns ist klar, dass eine Aufgabe nicht verschwindet, weil wir sie nicht angehen. Und den meisten von uns ist bewusst, dass wir damit sogar noch zusätzlich Zeit und Energie vergeuden, denn wir müssen uns erst einmal gegen die Erledigung entscheiden. Dann müssen wir klären, wann wir das erledigen wollen. Und unter Umständen sogar andere Dinge, die davon abhängen, ebenfalls verschieben. Und trotzdem tun wir es alle. Warum ist das so? Und wie kann man das ändern? Damit habe ich mich auseinandergesetzt und hier sind meine Antworten:

Warum schieben wir Aufgaben auf?

Das Aufschieben ist wie eingangs angedeutet eine höchst unlogische Angelegenheit. Kein Wunder. Sie ist dem limbischen System unseres Gehirns zuzuordnen und das ist für unsere Gefühle zuständig, nicht für Logik. Aufschieben ist also ein höchst emotionaler Vorgang. Um den zu überlisten müssen wir uns zunächst einmal damit beschäftigen, welche Aufgaben wir überhaupt aufschieben. Nehmen wir die Steuererklärung, ein Dauerbrenner. Warum schieben wir diese auf, das Schauen der nächsten Folge unserer Lieblingsserie aber nicht? Weil wir genau die Dinge aufschieben, denen wir am meisten abgeneigt sind. Solche Aufgaben empfinden wir als langweilig oder schwierig, für uns persönlich unbedeutend, unklar, frustrierend und wir empfinden kein Gefühl von Belohnung, wenn wir sie erledigen. Das ist bei jedem anders gelagert, denn der Zahlenmensch freut sich vielleicht auf eine zahlenorientierte Aufgabe und schiebt das schwierige Gespräch mit seinem Mitarbeiter vor sich her. Ein anderer erledigt das Gespräch als erstes, setzt sich aber nicht an das Budget. Die Steuererklärung ist wohl alles Aufgezählte zusammen und fällt deshalb dem überwiegenden Teil der Menschheit schwer. Um unserem Drang, etwas aufzuschieben, zu widerstehen müssen wir uns als erstes damit befassen, warum uns die Aufgabe nicht gefällt, erst dann kann es losgehen. Und zwar mit einer der folgenden Strategien:

Überhaupt irgendetwas tun

Zunächst müssen wir mit irgendetwas beginnen. Jede für uns unangenehmen Aufgabe birgt einen „ungefährlichen“, also am wenigsten unliebsamen Teil. Der ist unser Hebel. Vielleicht gilt es, zunächst einmal die Budgetabelle ansprechend zu formatieren oder uns einen Gesprächsleitfaden aufzuschreiben, dann haben wir schon einmal irgendetwas gemacht und die Aufgabe ist kleiner geworden. Sehr häufig werden wir dann auch weitermachen, einfach, um die Aufgabe abzuschließen.

Mit uns verhandeln

Jede unliebsame Aufgabe enthält einen großen Anteil, der uns zum Beispiel frustriert oder langweilt. Vielleicht können wir diesen Anteil verringern. Müssen wir für die Steuererklärung jede einzelne Quittung parat haben? Oder gönnen wir uns hier etwas Nachlässigkeit? Muss das schwierige Gespräch gleich alle uns störenden Faktoren behandeln oder fangen wir mit den unkomplizierten an? Fast alle Aufgaben haben diese „Verhandlungsmasse“ und wir können diese zu unseren Gunsten nutzen. Damit ist die Schwelle zu beginnen, meist schon viel niedriger.

Uns überlisten

Wenn wir uns bewusst sind, warum wir eine bestimmte Aufgabe aufschieben, können wir diesen Grund vielleicht ins Gegenteil verkehren. Dafür müssen wir uns gleichzeitig damit befassen, was wir gern tun und das stattdessen in unsere Aufgabe einbauen. Eine Aufgabe erscheint uns unübersichtlich und unstrukturiert, aber wir mögen Klarheit? Dann bauen wir zunächst eine Struktur für die Aufgabe, bevor wir anfangen. Wir mögen den Wettbewerb? Vielleich können wir die Zeit stoppen: Wie lange brauchen wir für den ungeliebtesten Teil der Steuererklärung, wenn wir uns beeilen? Fast jedes Hemmnis lässt sich ins Gegenteil – einen Motivator also – verkehren, wir müssen ihn nur finden.

Abschalten

Manchmal müssen wir auch streng sein mit uns. Ist es Netflix, das Mobiltelefon oder generell das Internet, das uns abhält? Dann aus damit! Wir können durchaus eine Weile ohne diese Ablenkungen überleben und wenn sie uns an den wesentlichen Dingen des Lebens hindern, sollten wir das auch tun.

Kosten oder entgangenen Gewinn notieren

Fast jede Aufgabe, die wir nicht erledigen, kostet uns etwas: Geld, Erfolg oder entgangenen Gewinn. Diese Kosten verschwinden wie von Zauberhand aus unserem Bewusstsein, wenn wir die Aufgabe aufschieben. Wenn wir uns aber bewusst machen, was wir durch das Aufschieben verlieren oder andersherum: mit der Erledigung gewinnen können, ist die Motivation oft schon viel größer. Das Budget muss geplant werden, damit wir dort etwas einstellen können, was uns wichtig ist. Wenn wir es nicht oder in letzter Sekunde planen, kann das vielleicht nicht mehr berücksichtigt werden. Die nicht erfolgte Sporteinheit „kostet“ uns 400 Kalorien, die wir gern eingespart hätten. Also los geht’s. Beginnen lohnt sich!

Mir persönlich gefällt der erste Punkt am besten – mit überhaupt Irgendetwas anfangen, einer Kleinigkeit, erst einmal die Joggingschuhe anziehen, den Steuerberater anschreiben und einen Termin zur Abgabe verabreden. Habe ich die erste Hürde genommen, gelingt es mir viel leichter, auch den Rest zu erledigen. Übrigens: nicht oder zu spät erledigte Aufgaben stellen auch für Unternehmen vermeidbare Kosten dar. Sind Sie also eine Führungskraft, hilft es vielleicht, ihre Mitarbeiter nach den Gründen zu fragen, warum eine Aufgabe nicht erledigt wurde. Und ihn dann zu ermuntern, eine der genannten Strategien anzuwenden.

War bei diesen Tipps etwas für Sie dabei? Oder hat das Lesen Sie etwa von etwas abgehalten, was Sie eigentlich tun wollten? Dann ist jetzt aber Schluss mit dem Aufschieben. Los geht’s!

Oder wollten Sie sich gerade bewerben? Dann los! Das Nachrichtenmagazin Focus-Business ermittelt jedes Jahr, in Zusammenarbeit mit Xing und Kununu, die top Arbeitgeber Deutschlands. Auch 2018 gehört die top itservices AG wieder dazu! Wir vermitteln IT-Spezialisten als Freelancer sowie in Festanstellung und unterstützen Sie beim rechtssicheren Einsatz von Fremdpersonal und externen Ressourcen.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns über Ihre Nachricht!

Bildquelle: pathdoc / Shutterstock