IT-Projekte planen und Projektteams zusammenstellen: So gelingt es. Teil 1

Worauf achten Sie, wenn Sie Ihr Projekt planen und Ihr Projektteam zusammenstellen? Lassen Sie mich raten: Sie definieren das gewünschte Ergebnis und suchen die Leute, die fachlich das können, was sie brauchen, um das Projekt zum Erfolg zu führen. So auch ein ehemaliger Kollege von mir, der ein wirklich großes Projekt zu leiten hatte, nämlich die Programmierung einer App für einen Dienstleistungskonzern. Am Ende wurde es zwar ein Erfolg, aber wir haben viele Abende beisammengesessen, weil es andauernd zu Schwierigkeiten kam. Die besondere Herausforderung bei vielen IT-Projekten ist die, dass sie oft mehrere Interessengruppen betreffen und zudem recht teuer sind. Bleiben wir beim Beispiel, dem Programmieren und zur Verfügung stellen einer App. Die wird ja nicht für die IT-Mitarbeiter gemacht, sondern meistens für Endkunden. Die wiederum stehen in Kontakt mit Marketing, Vertrieb oder dem Kundenservice eines Unternehmens. Zudem müssen die über die App generierten Zugriffe analysiert und monetarisiert werden, zum Beispiel durch das Controlling. Das sind ziemlich viele Bereiche mit ziemlich unterschiedlichen Bedürfnissen. Der Erfolg oder Misserfolg eines IT-Projektes fällt aber immer auf die IT-Abteilung zurück.

Ein paar Regeln helfen, vermeidbare Probleme zu minimieren. Im ersten Teil gebe ich ein paar Tipps für eine gute Projektplanung. In Teil zwei erfahren Sie, worauf Sie bei der Zusammensetzung von Teams achten sollten und stelle Ihnen das Konzept der Teamrollen nach Belbin vor.

Los geht es mit der Projektplanung:

1. Machen Sie einen klaren Vertrag

Der Projektleiter erhält üblicher Weise einen Auftrag und ein Budget. Ich habe aber schon sehr viele Projektaufträge gesehen, die sehr schwammig oder ungenau formuliert waren, zum Beispiel „App programmieren und implementieren“. Das ist ein weites Feld mit extrem vielen Unbekannten, die den Geldgeber unter Umständen unangenehm überraschen können. Was beinhaltet die Implementierung? Die Schulung interner Mitarbeiter? Wenn ja, welcher? Welche Kommunikationseinheiten werden vom Projektteam übernommen? Wie wird das Projekt organisiert? Welche Rollen werden vergeben? Wer hat welche Entscheidungsbefugnis? Diese Dinge gehören in einen Projektvertrag, ebenso wie ein Timing.

2. Regeln Sie den Umgang mit Veränderungen – vorher

IT-Projekte sind hochgradig volatil und verändern sich während ihrer Dauer. Natürlich weiß man vorher nicht, wodurch und in welche Richtung, aber sehr wohl kann man abstimmen, wer welche Befugnis hat (am besten wie unter 1. beschrieben schon im Projektvertrag). Wer bearbeitet Change Requests? Braucht es einen Architekten, der das Gesamtsystem im Blick hat und die Auswirkungen von Veränderungen? Wer entscheidet über Budgetveränderungen in welcher Höhe? Wer trägt eventuelle Mehrkosten? Diese Dinge können Sie vorab regeln. Mein Freund und Kollege hatte dies versäumt, so dass er ständig mit neuen, unerwarteten Problemen konfrontiert war, über deren Lösung er entscheiden musste.

3. Planen Sie Test- und Endabnahmen ein

Wann ist ein Test erfolgreich? Wann ist das Projekt abgeschlossen? Wie lange darf die Zwischen- oder Endabnahme dauern? Wann muss sie an den Reviewer verschickt werden? Auch dieser Prozess sollte im Vorhinein geplant sein. Sonst kommt es mitten im Projekt zu unnötigen Verzögerungen, weil vielleicht ein Projekt-Reviewer auf Geschäftsreise ist oder ganz andere Erwartungen hatte. Nicht selten muss man dann zwei Projektschleifen zurückgehen. Setzen Sie daher rechtzeitig ein System auf, wie Sie testen und vor allem: Planen Sie ausreichend Zeit dafür ein.

4. Betreiben Sie Change-Management und -Kommunikation

Wie das genau geht, habe ich bereits im Beitrag „Neue IT Prozesse einführen: So nehmen Sie die Mitarbeiter mit“ beschrieben.  In diesem Zusammenhang sei noch einmal darauf verwiesen, dass die Veränderung für die Anwender und /oder Beteiligten im Unternehmen nicht selbstverständlich ist. Sie müssen früh und umfassend informiert, abgeholt, ernst genommen und gehört werden. Vor, aber auch während und nach Ihrem Projekt. Achten Sie auch von vornherein darauf, dass für die Mitarbeiter und Endkunden Hilfe zur Verfügung steht, das können so genannte „Key User“ oder sonstige Fachleute sein, die bei Fragen und Problemen zur Verfügung stehen. Diese sollten nicht erst während oder nach dem Projekt ernannt werden, sondern vorab, so dass sie sich auf ihre Rollen einstellen und entsprechend geschult werden können.

Diese vier Regeln sind gerade in agilen und von Unvorhersehbarkeit bestimmten IT-Projekten unerlässlich und verhindern, dass erst beim Auftreten von Krisen die entscheidenden Fragen gestellt und Maßnahmen ergriffen werden. Aus meiner Sicht fehlt es meistens am ersten und am letzten Punkt. Wie oft erlebe ich es bei Projekten, dass man sich auf ein gewünschtes Ergebnis verständigt und alle glauben zu wissen, wie genau das aussehen soll. Meist stimmt das nicht. Daher ist der dezidierte Vertrag wirklich unerlässlich. Und auch der letzte Punkt, ein vorab verankertes und stetig verfolgtes Change-Management kommt meistens zu kurz. Die Kunden sind fast nie IT-Fachkräfte und haben außerdem vielleicht gar kein Interesse an dem Projekt. Oder sie sind viel zu wenig informiert wurden. Zum Beispiel ist „Wir stellen auf SAP um“ keine Information, für manch einen ist es (zunächst) eher eine Drohung. Was heißt es für den Einzelnen, welche Chancen und Stolpersteine sind zu erwarten, wo steht das Projekt – diese Themen müssen vorab besprochen und immer und immer wieder aufgegriffen werden. Dann kann man das Team und seine Kunden nachhaltig begeistern. Auch wenn Unerwartetes passiert, und so viel ist sicher: Das wird es ganz bestimmt.

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Sie möchten Erfahren wie Sie Ihre Projektteams idealerweise aufstellen? Hier geht es zum zweiten Teil.

Bildquelle: alphaspirit / Shutterstock

Topics: Karriere, Management, Neue Arbeitswelt