IT-Projekte erfolgreich präsentieren: So gelingt es

"Das menschliche Gehirn ist eine wunderbare Sache - es funktioniert vom Augenblick der Geburt bis zu dem Zeitpunkt, wo Du aufstehst, um eine Rede zu halten." - Mark Twain

Da hat Mark Twain Recht. Tröstlich zu wissen, dass es nicht nur IT-Fachkräften so geht, wenn es gilt, Ihre Arbeit vor Publikum vorzustellen. Gerade in der IT ist die Diskrepanz zwischen dem technischen Grundwissen des Vortragenden und seiner Zuhörer oft riesig. Nur zu schnell verliert die Fachkraft dann die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer und weiß vielleicht gar nicht, warum. Neulich hörte ich den Satz (und ich hoffe, ich gebe ihn einigermaßen korrekt wieder): „Mit SaaS bekommen wir skalierbare Systeme aus der Cloud. Dadurch kann man auf inhomogene Systeme mit verschiedenen Frameworks verzichten.“ Das ist vielleicht richtig, als Teil einer Präsentation aber gänzlich ungeeignet. So schnell kann ja kein Geschäftsführer, der über IT-Budgets entscheidet, googeln. Hier gibt es ein paar wertvolle Hilfestellungen, um eine Präsentation so zu gestalten, dass Ihre Zuhörer aufmerksam werden – und bleiben.

Um das zu erreichen, hilft die auch im Marketing bekannte SUCCESS-Formel, die die wichtigsten Regeln für eine interessante Präsentation zusammenfasst. Eine gute Präsentation ist nämlich eine „simple, unexpected, concrete, credentialed, emotional story”. Eine Geschichte also. Eine simple, unerwartete, konkrete, glaubwürdige und emotionale Geschichte.

1. Einfach (simple):

Sie als Experte „leiden“ unter etwas, das Ihnen vermutlich nicht bewusst ist: dem Fluch des Wissens. Vermutlich haben Sie vergessen, wie es ist, über Ihr Gebiet nichts zu wissen. Vielleicht sind Sie fasziniert von den Details und all dem Wissenswerten Ihres Themas. Ihre Zuhörer aber wollen etwas anderes von Ihnen, nämlich ihr Problem gelöst kriegen. Deshalb ist Ihr oberstes Gebot, einfach  zu sprechen – so, dass es Ihnen selbst zu banal erscheint. Das heißt auch: Sie müssen weglassen. Beschränken Sie sich auf einige wenige Aussagen und lassen Sie technische Details weg. Setzen Sie keinesfalls Vorwissen voraus. Steve Jobs präsentierte seine Geschäftsidee immer zu Beginn eines Vortrages – und zwar so, dass sie auf Twitter passte. Vor Allem aber: Setzen Sie sich ein Ziel. Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation sagen? Um das zu erreichen, ist es notwendig, Prioritäten zu setzen. In dem wunderbaren Buch „Was bleibt“ von Chip und Dan Heath heißt es: „Wenn Sie drei verschiedene Dinge sagen, sagen Sie gar nichts.“

2. Unerwartet (unexpected):

Sorgen Sie für Abwechslung, überraschen Sie die Zuhörer. Das geht leichter, als es scheint, Sie müssen dafür nicht plötzlich den Hula Hoop-Reifen herausholen oder so etwas.  Verändern Sie während der Präsentation das gewohnte Muster, zum Beispiel, indem Sie Ihren Zuhörern Fragen stellen oder sie etwas ausprobieren lassen. Einer unserer Experten, der sich mit der Datenanalyse befasst, hat einmal während einer Präsentation ein Pulsmessgerät laufen lassen, sodass alle Zuhörer sehen konnten, wann er gerade wie aufgeregt ist. Diese Daten baute er in seine Präsentation ein und die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer war ihm gewiss. Ein guter Trick ist auch das Nutzen von Wissenslücken. Machen Sie ein kleines Quiz, lassen sie die Zuhörer raten: „Was schätzen Sie, wie viel Prozent deutscher Firmen mit unter 100 Mitarbeitern nutzen IT-Security-Verfahren?“ „Was halten Sie für die drei wichtigsten Passwort-Regeln?“ Generell gilt: Machen Sie, um die Aufmerksamkeit zu halten, alle 10 Minuten etwas Neues.

3. Konkret (concrete):

Egal, in welchem Gebiet Sie Experte sind, Sie wissen zu viel. Und da Ihnen ja klar ist, dass Sie keine drei Stunden oder drei Tage Zeit haben, werden Sie Ihre Informationen vermutlich auf eine höhere und vermeintlich einfachere Kommunikationsebene hieven, um sie zusammenzufassen. Und das ist die Falle, denn jetzt werden Sie abstrakt! Benennen Sie Ihre Informationen so konkret wie möglich. „Durch diese Datenanalyse könnten Sie bis zu 700 Brillen mehr verkaufen.“ Statt „Dadurch können Sie umsatzrelevante Zusatzverkäufe von bis zu 700 Stück erzielen.“

4. Glaubwürdig (credentialed):

Meinen Sie das, was Sie sagen! Das zu untermauern gelingt am besten, wenn Sie Ihre Informationen belegen. Mit kurzen Details, die Aufschluss über den Erfolg oder die Konsequenz geben. Was immer wirkt, sind konkrete, überprüfbare Nachweise. „Das Unternehmen konnte durch die Erhöhung seiner Analytics-Investitionen 3.500 zusätzliche Autos verkaufen.“ Glaubwürdig sind übrigens auch bestimmte öffentliche Personen, die Sie zur Untermauerung Ihrer Thesen hinzuziehen können, sofern sie sich eignen und mit Ihrem Thema etwas zu tun haben. Nicht umsonst wurde hier zu Beginn Steve Jobs erwähnt. Am glaubwürdigsten sind aber Sie selbst. Haben Sie zu Ihren Informationen etwas erlebt? Erzählen Sie es! Welches Ihrer Passwörter wurde schon einmal geknackt und was passierte dann? Wie haben Sie Ihr IT-Sicherheitsverhalten seitdem verändert?

5. Emotional (emotional):

Analysen und Fakten bewegen nicht viel im Zuhörer. Reaktionen folgen auf Gefühlsimpulse. Auch hier gilt: Das ist einfacher, als es sich anhört. Gefühle entstehen durch bildhafte Vergleiche, die etwas mit den Zuhörern zu tun haben. Sie wollen einen inhaltlichen Konflikt darstellen? Vieleicht passt der Vergleich mit Urlaub in den Bergen versus Meer. Der ruft in fast allen gefühlvolle Erinnerungen hervor. Ein Kaminfeuer im Winter, ein schnelles Auto, köstliches Essen – all diese Bilder eignen sich als emotionsgeladene Gleichnisse für trockene Fakten. Bleiben wir beim Beispiel IT-Security: Fragen Sie Ihrer Zuhörer, ob sie schon einmal ihr neues Auto unabgeschlossen in einer belebten Straße stehen lassen haben. Oder wer ein Extra-Sicherheitsschloss an seiner Haustür hat und warum. Und damit geht dieser Punkt direkt über in den nächsten:

6. Eine Geschichte erzählen (story):

Vom Tellerwäscher zum Millionär, das ist zum Beispiel eine bekannte Geschichte. Aber es darf auch etwas kleiner ausfallen. Alles, was einen bildhaften Vergleich darstellt und damit ihren Informationen einen Kontext gibt, ist eine Geschichte. Und die kann sich Ihr Zuhörer besser merken, als jede isolierte Information. Geschichten erzählen meist, wie Hindernisse überwunden werden, wie Menschen zueinander finden oder wie etwas Neues entsteht. Gibt es für Ihre Story einen Bösewicht? Nutzen sie ihn, um Emotionen zu wecken. Oder erzählen Sie eine Geschichte, bei der in der IT etwas schief gelaufen ist und was dagegen unternommen wurde. Gab es ein Happy End? Gestohlenen Passwörter, Verpulverte Marketingbudgets auf Grund fehlender Datenanalysen – auch das trockenste Thema hat etwas zu erzählen. Suchen Sie so eine Geschichte in Ihren Fakten und bauen Sie darauf Ihre Präsentation auf. 

Am Schluss gibt es noch ein paar Dont’s für eine erfolgreiche Präsentation. Wenn Sie die vermeiden, ist schon viel erreicht:

• Volle Folien
• Kein Blickkontakt
• Keine Kernaussage
• Leise Stimme
• Lange Sätze

Ach, und ehe ich es vergesse: Üben Sie Ihre Präsentation in jedem Fall! Vor dem Spiegel, vor Kollegen, Ihren Kindern oder Freunden. Allesamt geben Ihnen wahrscheinlich sehr ehrliche Rückmeldungen über das, was Sie noch verbessern können.

Viel Erfolg!

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