Die 10 goldenen Regeln des Delegierens

Warum delegiere ich als Führungskraft Aufgaben? Mehrheitlich hat das zwei Gründe: Entweder möchte ich jemandem die Chance geben, sich in seinem Job zu entwickeln und ihm durch das Delegieren von Aufgaben mehr Verantwortung geben. Oder, und das ist die Mehrheit der Fälle, ich selbst als Führungskraft brauche mehr Zeit für das Wesentliche. Allerdings: Das klappt nicht immer. Immer wieder höre ich Führungskräfte klagen, dass das Tagesgeschäft sie überrollt. Oder dass ihr Team einfach noch nicht so weit ist, größere Aufgaben zu übernehmen. Dabei liegt es meiner Meinung nach oft daran, dass nicht richtig delegiert wird. Deshalb habe ich hier die zehn goldenen Regeln des erfolgreichen Delegierens einmal zusammengestellt. Sie helfen auch mir immer wieder, mich zu disziplinieren und mich auf das zu konzentrieren, was eigentlich meine Aufgabe ist.

Und so geht erfolgreiches Delegieren:

1. Überprüfen Sie die Kompetenz, Motivation und Arbeitsbelastung Ihres Mitarbeiters. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht überfordern. Und nicht unterfordern, das demotiviert!
2. Kommunizieren Sie eindeutig, was erreicht werden muss. Denken Sie schon zu Beginn an das Endergebnis und formulieren Sie die gewünschten Ergebnisse präzise und verständlich.
3. Identifizieren Sie im Vorhinein Hindernisse, Einschränkungen und Grenzen. Wo liegen die Grenzen für Autorität und Verantwortung?
4. Stimmen Sie den Umfang von Verantwortung mit der vorhandenen Autorität des Mitarbeiters ab. Machen Sie sich bewusst, dass Sie einen Teil der Verantwortung delegieren können, aber nicht die gesamte. Die Endabnahme liegt bei Ihnen.
5. Bieten Sie angemessene Unterstützung an und stehen Sie zur Beantwortung von Fragen zur Verfügung.
6. Legen Sie Ihren Fokus auf Ergebnisse und Resultate. Beschäftigen Sie sich mit den erzielten Leistungen, nicht mit detaillierten Anweisungen, wie die Arbeit erfolgen soll: Ihre Vorgehensweise ist nicht unbedingt der einzige oder beste Weg.
7. Vermeiden Sie das Rückdelegieren: Lassen Sie nicht ungefragt zu, dass ein Mitarbeiter die Aufgabe bei Schwierigkeiten wieder an Sie zurückgibt. Fragen Sie nach seinen Lösungsvorschlägen und geben Sie keinen Lösungsvorschlag vor. Dazu empfehle ich auch meinen Beitrag über das Buch „Der Minutenmanager“, das das Phänomen der Rückdelegierung und wie man es löst hervorragend aufgreift.
8. Stärken Sie Motivation und persönlichen Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Sprechen Sie darüber, welche positiven Auswirkungen erfolgreiches Arbeiten auf ihre zukünftigen Chancen hat und loben Sie für hervorragende Zwischenergebnisse.
9. Delegieren Sie bis in die unterste Ebene der Organisation. Mitarbeiter, die operativ in die Arbeit eingebunden sind oder direkten Kundenkontakt haben, sind mit den alltäglichen Einzelheiten der Arbeit gut vertraut und können weiterdelegierte Aufgaben übernehmen. So steigt die Effizienz der Aufgabenerledigung.
10. Etablieren Sie regelmäßige Rücksprachen und halten Sie die Erledigung Ihrer delegierten Aufgaben oder Ihres Projektes nach. Besprechen und überprüfen Sie Zeitpläne und Termine. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit.

Übrigens: Das gilt für traditionelle Aufgabendelegation ebenso wie für moderne Projektmanagementmethoden wie Scrum oder Kanban. Sind Sie der Poject Owner im Scrum-Prozess oder der Leiter in einem durch Kanban gesteuerten Prozess, sind die einzelnen Projektphasen wahrscheinlich kürzer und die Rollen im Team können von Projekt zu Projekt wechseln, aber die genannten Regeln gelten trotzdem.

Zum Schluss kommt die wichtigste Regel: Delegieren Sie überhaupt! Der Satz „Da habe ich es ja schneller selbst gemacht“ mag zwar wahr sein – aber er wird dazu führen, dass Sie niemals weniger zu tun haben, als jetzt. Viel Erfolg!